Votre entreprise croît et les tâches administratives s'accumulent. Faut-il recruter un assistant administratif en interne ou externaliser ces missions ? Cette décision stratégique impacte directement votre budget, votre organisation et votre flexibilité. Voici notre analyse complète pour vous aider à faire le bon choix.
Les enjeux de la décision
Avant de trancher, posez-vous ces questions fondamentales :
- Quel est votre volume de tâches administratives réel ?
- Ces besoins sont-ils réguliers ou ponctuels ?
- Quelle est votre capacité d'investissement ?
- Avez-vous l'espace et les moyens pour accueillir un salarié ?
- Quel niveau de flexibilité recherchez-vous ?
Vos réponses orienteront naturellement votre choix. Analysons maintenant en détail chaque option.
Option 1 : Recruter un assistant administratif en interne
Le coût réel d'un recrutement
Recruter un salarié ne se limite pas au salaire brut. Voici le détail complet des coûts :
💰 Coût mensuel d'un assistant administratif à mi-temps (17,5h/semaine)
| Poste de dépense | Montant mensuel |
|---|---|
| Salaire brut (20€/h x 75h/mois) | 1 500 € |
| Charges patronales (42%) | 630 € |
| Mutuelle obligatoire | 50 € |
| Matériel (ordinateur, téléphone, fournitures) | 100 € |
| Espace de travail (bureau, chaise, électricité) | 80 € |
| Logiciels et licences | 40 € |
| TOTAL MENSUEL | 2 400 € |
Soit environ 28 800€ par an
💡 Coûts cachés à ne pas oublier
- Formation initiale : 500 à 2 000€ selon le profil
- Processus de recrutement : 1 000 à 3 000€ (annonces, temps passé, erreurs de casting potentielles)
- Congés payés : Environ 10% du temps de travail non productif mais payé
- Absences : Maladie, congés, RTT - difficile de prévoir et de remplacer
- Gestion RH : Fiches de paie, contrats, entretiens, gestion administrative du salarié
Les avantages du recrutement
✅ Points positifs
- Présence physique permanente : L'assistant est disponible au bureau tous les jours
- Intégration à la culture d'entreprise : Connaissance approfondie de votre activité et de vos processus
- Disponibilité immédiate : Réactivité maximale pour les tâches urgentes
- Polyvalence possible : Peut assumer d'autres missions connexes (accueil, standard...)
- Confidentialité : Membre de l'équipe à part entière
- Déductibilité fiscale : Les charges salariales sont déductibles de votre résultat
Les inconvénients du recrutement
❌ Points négatifs
- Coût élevé : Engagement financier important avec charges sociales
- Rigidité : Contrat de travail contraignant, difficile d'ajuster le volume horaire
- Risque de sous-activité : Si le volume de travail diminue, vous payez quand même
- Gestion RH chronophage : Entretiens, formations, congés, conflits potentiels
- Obligations légales : Code du travail, conventions collectives, visites médicales
- Risque de turnover : Départ = nouveau recrutement à prévoir et former
- Continuité non garantie : En cas d'absence, personne pour prendre le relais
Option 2 : Externaliser avec un prestataire
Le coût de l'externalisation
💰 Coût mensuel d'un assistant administratif externalisé (75h/mois)
| Formule | Tarif horaire | Coût mensuel (75h) |
|---|---|---|
| Intervention ponctuelle | 35 € HT/h | 2 625 € HT (3 150 € TTC) |
| Formule régulière (engagement 10h/mois minimum) | 30 € HT/h | 2 250 € HT (2 700 € TTC) |
Soit 27 000€ à 31 500€ par an TTC
Ce qui est inclus dans le tarif :
- ✓ Expertise professionnelle immédiate
- ✓ Aucune charge sociale
- ✓ Pas de matériel à fournir
- ✓ Pas de frais de recrutement
- ✓ Pas de gestion RH
- ✓ Remplacement automatique en cas d'absence
- ✓ Facture déductible à 100%
Les avantages de l'externalisation
✅ Points positifs
- Flexibilité maximale : Ajustez le volume d'heures selon vos besoins réels
- Pas d'engagement long terme : Vous pouvez arrêter ou modifier la prestation facilement
- Expertise immédiate : Pas de formation nécessaire, le prestataire est déjà formé
- Coût maîtrisé : Vous ne payez que les heures effectivement travaillées
- Zéro gestion RH : Pas de congés, d'absences ou de conflits à gérer
- Continuité de service : En cas d'absence du prestataire, un remplaçant prend le relais
- Pas d'investissement matériel : Le prestataire a son propre équipement
- Démarrage rapide : Opérationnel sous 48 à 72 heures
- Vision externe : Regard neuf et objectif sur votre organisation
- Multi-compétences : Accès à plusieurs expertises via un seul prestataire
Les inconvénients de l'externalisation
❌ Points négatifs
- Pas de présence physique permanente : Interventions programmées, pas de spontanéité totale
- Moins d'intégration : Le prestataire n'est pas un membre de l'équipe à temps plein
- Coût horaire plus élevé : À l'heure, c'est plus cher qu'un salarié (mais au global, souvent moins)
- Transmission d'informations : Nécessite une bonne communication pour être efficace
- Dépendance au prestataire : Si relation rompue, faut trouver un nouveau partenaire
Comparaison directe : le match
| Critère | Assistant en interne | Prestataire externe |
|---|---|---|
| Coût mensuel (75h) | 2 400€ | 2 250€ à 2 625€ HT |
| Charges sociales | Oui (42%) | Non |
| Matériel à fournir | Oui (200€+/mois) | Non |
| Frais de recrutement | 1 000 à 3 000€ | 0€ |
| Flexibilité horaire | Faible | Très élevée |
| Délai de mise en place | 1 à 3 mois | 48 à 72h |
| Gestion RH | Oui (chronophage) | Non |
| Continuité en cas d'absence | Non garantie | Oui |
| Engagement | CDI ou CDD | Sans engagement |
| Présence au bureau | Permanente | Sur site ou à distance |
Cas pratiques : quelle solution pour quelle situation ?
Situation 1 : Startup en croissance
👨💼 Profil : Startup de 5 personnes, croissance rapide mais incertaine
Besoins : 10 à 20h/semaine de tâches administratives variables
Budget : Limité, besoin d'optimiser
Recommandation : EXTERNALISATION
Pourquoi ?
- Flexibilité nécessaire face à l'incertitude
- Évite un engagement lourd en phase de croissance
- Permet d'ajuster les heures selon l'activité
- Pas de gestion RH supplémentaire
Situation 2 : PME stabilisée
🏢 Profil : PME de 20 personnes, activité stable
Besoins : 35h/semaine de tâches administratives récurrentes + accueil
Budget : Capacité d'investir dans un salarié
Recommandation : RECRUTEMENT
Pourquoi ?
- Volume d'heures justifie un temps plein
- Besoin de présence permanente pour l'accueil
- Intégration forte à la culture d'entreprise souhaitée
- Capacité à gérer la dimension RH
Situation 3 : TPE / Entrepreneur individuel
👤 Profil : Entrepreneur solo ou TPE de 2-3 personnes
Besoins : 5 à 10h/semaine de tâches administratives ponctuelles
Budget : Maîtrisé
Recommandation : EXTERNALISATION
Pourquoi ?
- Volume insuffisant pour justifier un recrutement
- Coût horaire mieux maîtrisé
- Aucune gestion RH à assumer
- Flexibilité totale selon les mois
Situation 4 : Entreprise en restructuration
🔄 Profil : Entreprise en phase de transformation
Besoins : Variables, période de transition
Budget : À optimiser
Recommandation : EXTERNALISATION (temporaire ou permanente)
Pourquoi ?
- Évite un engagement RH en période incertaine
- Flexibilité pour ajuster rapidement
- Permet de tester le volume de besoin réel
- Option de basculer vers du recrutement plus tard si nécessaire
La solution hybride : le meilleur des deux mondes ?
De plus en plus d'entreprises optent pour une approche mixte :
💡 Modèle hybride
Principe : Recruter pour les tâches récurrentes, externaliser pour les pics et expertises spécifiques
Exemple concret :
- Assistant interne à mi-temps : Gestion courante, accueil, suivi quotidien
- Prestataire externe : Pics d'activité, projets spécifiques, expertises pointues (déclarations complexes, dossiers spéciaux)
Avantages : Combinaison de la présence quotidienne et de la flexibilité externe
Comment prendre la bonne décision ?
Les 5 questions clés à se poser
- Mon volume horaire est-il supérieur à 25h/semaine de façon permanente ?
- Oui → Recrutement peut se justifier
- Non → Externalisation plus adaptée
- Ai-je besoin d'une présence physique permanente au bureau ?
- Oui (accueil, standard) → Recrutement
- Non → Externalisation possible
- Mon activité est-elle stable et prévisible ?
- Oui → Recrutement envisageable
- Non → Externalisation plus sûre
- Ai-je les ressources pour gérer un salarié (RH, espace, matériel) ?
- Oui → Recrutement possible
- Non → Externalisation préférable
- Ma trésorerie peut-elle supporter un coût fixe mensuel élevé ?
- Oui → Recrutement envisageable
- Non → Externalisation plus flexible
Règle générale :
Si vous avez répondu "Non" à au moins 3 de ces 5 questions, l'externalisation est probablement la meilleure option pour votre entreprise.
Les erreurs à éviter
- Recruter trop tôt : Beaucoup d'entreprises recrutent avant d'avoir un volume suffisant, ce qui coûte cher
- Sous-estimer les coûts cachés : Ne considérer que le salaire brut sans les charges et coûts annexes
- Négliger la flexibilité : S'engager sur du long terme alors que l'activité est incertaine
- Oublier la gestion RH : Le temps passé à gérer un salarié a aussi un coût
- Choisir uniquement sur le prix : Le moins cher n'est pas toujours le plus économique au final
Conclusion : il n'y a pas de réponse universelle
Le choix entre recrutement et externalisation dépend de votre situation spécifique :
- Votre taille d'entreprise
- Votre stade de développement
- Votre volume de besoin réel
- Votre capacité financière
- Vos priorités stratégiques
L'important est de faire un choix éclairé, basé sur une analyse objective de vos besoins et non sur des a priori. N'hésitez pas à tester l'externalisation avant de vous engager dans un recrutement : c'est souvent le meilleur moyen de valider votre volume de besoin réel.